Kiểm Tra Tính Hợp Lệ Của Hóa Đơn Điện Tử
Hóa đơn điện tử ngày càng trở nên phổ biến trong quản lý kinh doanh. Tuy nhiên, nhiều người vẫn còn băn khoăn về tính hợp lệ của hóa đơn mà họ đang sử dụng. Việc xác minh hóa đơn điện tử không chỉ giúp bạn tuân thủ quy định thuế mà còn bảo vệ quyền lợi của bạn trong trường hợp xảy ra tranh chấp. Hãy cùng Shinhan Store tìm hiểu cách kiểm tra nhanh chóng và chính xác nhé! 📋
Hóa Đơn Điện Tử Hợp Lệ Là Gì?
Theo quy định tại Nghị định 70/2025/NĐ-CP và Thông tư 32/2025/TT-BTC, một hóa đơn điện tử được coi là hợp lệ khi đáp ứng các điều kiện sau:
- Được lập đúng thời điểm và có mã của cơ quan thuế (đối với hóa đơn có mã).
- Có đầy đủ các thông tin bắt buộc: tên, mã số thuế của người bán và người mua, ngày lập, mô tả hàng hóa/dịch vụ, tổng tiền, thuế suất, chữ ký điện tử.
- Phát hành từ tổ chức, cá nhân đã đăng ký sử dụng hóa đơn điện tử hợp pháp với cơ quan thuế.
- Dữ liệu hóa đơn đã được truyền đến và ghi nhận trên hệ thống của Tổng cục Thuế.
Cách Kiểm Tra Hóa Đơn Điện Tử Có Hợp Lệ Hay Không
Cách 1: Tra Cứu Trực Tiếp Trên Cổng Thông Tin Của Tổng Cục Thuế
- Truy cập vào Cổng thông tin của Tổng cục Thuế tại hoadondientu.gdt.gov.vn.
- Chọn mục “Tra cứu hóa đơn điện tử”.
- Nhập các thông tin cần thiết:
- Mã số thuế của người bán.
- Số hóa đơn.
- Mã tra cứu hoặc mã cơ quan thuế cấp.
- Nhấn “Tra cứu”. ✅ Nếu hóa đơn hiển thị đầy đủ thông tin (mã, ký hiệu, ngày, thông tin người bán và người mua), hóa đơn đó là hợp lệ.
Cách 2: Kiểm Tra Qua Phần Mềm Hóa Đơn Điện Tử
- Mở phần mềm hóa đơn điện tử mà bạn đang sử dụng, chẳng hạn như Shinhan Store.
- Hệ thống sẽ tự động kết nối với cơ quan thuế.
- Kiểm tra trạng thái của hóa đơn:
- Nếu hóa đơn đã được cấp mã thành công, bạn sẽ thấy thông báo “Đã được cơ quan thuế chấp nhận” hoặc “Hóa đơn hợp lệ”.
- Nếu hóa đơn chưa có mã hoặc bị trả lại, phần mềm sẽ hiển thị cảnh báo để bạn có thể xử lý kịp thời.
Dấu Hiệu Nhận Biết Hóa Đơn Điện Tử Không Hợp Lệ
Một số dấu hiệu cho thấy hóa đơn điện tử của bạn không hợp lệ bao gồm:
- Hóa đơn không có mã của cơ quan thuế (đối với hóa đơn có mã).
- Thông tin người bán hoặc người mua không khớp với thông tin đã đăng ký thuế.
- Thiếu chữ ký điện tử hoặc chữ ký điện tử bị lỗi.
- Mã QR trên hóa đơn bị lỗi hoặc không hợp lệ.
- Dữ liệu hóa đơn không thể tra cứu được trên Cổng thông tin của Tổng cục Thuế.
Nếu bạn phát hiện bất kỳ dấu hiệu nào trong số này, hãy liên hệ với đơn vị phát hành hóa đơn hoặc kiểm tra lại trạng thái gửi hóa đơn đến cơ quan thuế ngay lập tức. 🔧
Lưu Ý
Việc thường xuyên kiểm tra tính hợp lệ của hóa đơn điện tử không chỉ giúp đảm bảo tuân thủ quy định pháp luật mà còn giúp bạn tránh được những sai sót trong quá trình kê khai thuế. Hãy chủ động trong việc quản lý hóa đơn để bảo vệ quyền lợi của bạn trong kinh doanh! 💡