Có thể in hóa đơn điện tử ra giấy để lưu trữ không? 📋
Hóa đơn điện tử đóng vai trò quan trọng trong việc quản lý tài chính của các hộ kinh doanh. Nhiều người thường in hóa đơn điện tử ra giấy để lưu trữ, nhưng không phải ai cũng nhận thức được rằng bản in này chỉ có giá trị tham khảo. Trong bài viết này, Shinhan Store sẽ cung cấp thông tin chi tiết về quy định liên quan đến việc in và lưu trữ hóa đơn điện tử, giúp bạn tránh những sai sót không mong muốn.
Quy định về việc in và lưu trữ hóa đơn điện tử ⚙️
Theo Nghị định 70/2025/NĐ-CP và Thông tư 32/2025/TT-BTC, hóa đơn điện tử được xem là chứng từ dưới dạng dữ liệu điện tử và phải được ký số bởi người bán. Dưới đây là những điểm quan trọng bạn cần nắm rõ:
- Bản in hóa đơn chỉ có giá trị tham khảo và không thể thay thế hóa đơn điện tử gốc, vốn có định dạng XML và được ký số hợp lệ.
- Hộ kinh doanh nên lưu trữ bản điện tử trên hệ thống quản lý hoặc cổng thông tin của Tổng cục Thuế để đảm bảo tính hợp lệ và dễ dàng tra cứu.
- Việc lưu trữ cần đảm bảo an toàn, bảo mật và nguyên vẹn dữ liệu, có thể truy cập và in lại khi có yêu cầu từ cơ quan thuế.
- Thời gian lưu trữ hóa đơn điện tử tối thiểu là 10 năm, tính từ ngày kết thúc kỳ kế toán năm hoặc công việc kế toán.
Khó khăn của hộ kinh doanh nhỏ 💰
Nhiều hộ kinh doanh thường gặp phải một số khó khăn trong việc lưu trữ hóa đơn điện tử. Một số vấn đề phổ biến bao gồm:
- Khó khăn trong việc xuất trình hóa đơn khi cơ quan thuế kiểm tra.
- Không thể tra cứu hóa đơn khi cần đối soát hoặc khi khách hàng yêu cầu.
- Nguy cơ mất dữ liệu nếu không có hệ thống quản lý an toàn.
- Thiếu chi phí đầu tư ban đầu và kiến thức công nghệ.
- Khó khăn trong việc tiếp cận và triển khai các quy định mới.
Giải pháp từ phần mềm Shinhan Store 🔧
Phần mềm Shinhan Store mang đến giải pháp hoàn hảo cho các hộ kinh doanh trong việc tuân thủ quy định về hóa đơn điện tử. Dưới đây là các tính năng nổi bật của Shinhan Store:
- Kết nối và khởi tạo hóa đơn điện tử (HĐĐT) và chữ ký số (CKS) hợp lệ.
- Xuất hóa đơn điện tử trên máy tính tiền một cách dễ dàng.
- Quản lý toàn bộ hóa đơn điện tử hiệu quả.
- Thiết lập báo cáo thuế cơ bản cho nhóm đóng thuế khoán.
- Cài đặt điều kiện để hóa đơn tự động phát hành theo nhu cầu.
Việc in hóa đơn điện tử ra giấy là hoàn toàn được phép, nhưng chỉ mang tính chất lưu trữ nội bộ và không thể thay thế hóa đơn điện tử gốc. Để đảm bảo tuân thủ quy định và dễ dàng quản lý hóa đơn, Shinhan Store là lựa chọn hàng đầu giúp bạn phát hành, lưu trữ và tra cứu hóa đơn chỉ trong một nền tảng duy nhất, nhanh chóng và an toàn.
Lưu ý 💡
- Hãy luôn giữ bản sao của hóa đơn điện tử trong hệ thống quản lý của bạn để tránh rắc rối trong các trường hợp kiểm tra từ cơ quan thuế.
- Đảm bảo rằng bạn hiểu rõ các quy định liên quan đến hóa đơn điện tử để có thể áp dụng một cách hiệu quả nhất.